Evaluare ofertă certificare corectă și clară

O evaluare ofertă certificare nu ar trebui redusă la compararea unei sume finale. Două propuneri pot părea similare la prima vedere, dar pot acoperi durate de audit diferite, domenii diferite sau servicii cu statut de acreditare diferit. Pentru un administrator, un manager de calitate sau un responsabil de achiziții, diferențele devin relevante mai ales atunci când certificatul trebuie prezentat unui client, într-o procedură de achiziție sau într-un proces de calificare a furnizorilor.

O ofertă bine construită explică ce este inclus, de ce este necesar și ce urmează după certificarea inițială. Ea oferă organizației o bază realistă pentru planificare, fără să creeze așteptări nejustificate privind rezultatul auditului. Certificarea este decisă independent, pe baza constatărilor de audit și a respectării cerințelor aplicabile.

Ce urmărește o evaluare ofertă certificare

O evaluare corectă începe cu înțelegerea organizației. Numărul de angajați este relevant, însă nu este singurul element care stabilește durata și costul auditului. Contează activitățile desfășurate, numărul locațiilor, procesele externalizate, nivelul de risc, domeniul solicitat și gradul de integrare dintre sistemele de management.

De exemplu, o companie de construcții cu șantiere temporare are o realitate operațională diferită de o firmă de servicii cu o singură locație administrativă. La fel, o organizație cu activitate de producție, depozitare și transport necesită o analiză diferită față de una care oferă exclusiv servicii IT. Oferta trebuie să reflecte această complexitate, nu să aplice o formulă identică pentru organizații foarte diferite.

O propunere transparentă va preciza standardul sau standardele vizate, domeniul certificării, locațiile incluse și tipul serviciului solicitat: certificare inițială, audit de supraveghere, recertificare, transfer al certificării, extinderea domeniului sau tranziție la o ediție nouă a standardului. Dacă aceste informații lipsesc, comparația ofertelor devine dificilă, deoarece este posibil să nu fie comparate servicii echivalente.

Acreditarea organismului și valoarea certificatului

Înainte de preț, verificați statutul acreditării organismului de certificare pentru standardul solicitat. Acreditarea nu este același lucru cu certificarea. Certificarea este documentul emis organizației după evaluarea sistemului său de management. Acreditarea reprezintă recunoașterea competenței organismului de certificare de către un organism național de acreditare, pentru anumite standarde și domenii.

În România, acreditarea RENAR este un reper verificabil pentru serviciile aflate în domeniul acreditat. UNICERT este acreditat RENAR pentru certificarea sistemelor de management conform ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 și ISO 37001. Pentru ISO/IEC 27001 și ISO 50001, statutul acreditării trebuie analizat distinct, deoarece extinderea acreditării este în curs.

Această verificare contează în mod practic. Un beneficiar poate solicita expres o certificare acreditată, iar documentațiile de achiziție sau cerințele contractuale pot impune anumite condiții privind emitentul certificatului. Acreditarea nu garantează acceptarea într-o procedură concretă și nici câștigarea unei licitații, dar susține credibilitatea evaluării efectuate de un organism competent și imparțial.

În cadrul european, acreditarea funcționează în baza Regulamentului (CE) nr. 765/2008. Atunci când o ofertă menționează o acreditare emisă în alt stat, este utilă o verificare atentă a organismului, a domeniului de acreditare și a modului în care serviciul se raportează la cerințele aplicabile organizației. Nu este suficientă simpla prezență a unei sigle pe ofertă sau pe certificat.

Durata auditului trebuie justificată

Durata auditului influențează direct costul, dar și profunzimea evaluării. O ofertă care indică doar un număr total de zile, fără să explice etapele, oferă puține informații despre ceea ce va fi evaluat efectiv. În cazul certificării inițiale, procesul include de regulă analiza cererii, auditul Stage 1, auditul Stage 2 și decizia independentă de certificare.

Stage 1 urmărește, între altele, pregătirea organizației pentru auditul de certificare, înțelegerea contextului, a domeniului și a documentației sistemului de management. Stage 2 presupune evaluarea implementării și eficacității sistemului în activitatea reală. Certificatul nu rezultă automat din parcurgerea etapelor. După audit, decizia de certificare este luată de o persoană sau o structură competentă, independentă de echipa care a efectuat auditul.

Oferta ar trebui să arate și ce se întâmplă după certificarea inițială. Un certificat de sistem de management presupune audituri de supraveghere și, la finalul ciclului, recertificare. O comparație corectă ia în calcul întregul ciclu de certificare, nu doar costul primei intervenții. Este util să fie clarificate din timp condițiile de deplasare, locațiile suplimentare, modificările de personal sau de domeniu și situațiile care pot necesita timp de audit suplimentar.

Domeniul certificatului trebuie formulat precis

Domeniul certificării este formularea care descrie activitățile, produsele sau serviciile acoperite de sistemul de management certificat. El nu este un detaliu administrativ. Un domeniu prea restrâns poate să nu răspundă cerințelor unui client, iar unul prea larg poate să nu fie susținut de activitățile demonstrate în audit.

Pentru ISO 9001, domeniul trebuie să reflecte activitățile relevante pentru managementul calității. În cazul ISO 14001, ISO 45001 sau ISO 37001, analiza include și aspectele de mediu, riscurile de sănătate și securitate ocupațională ori riscurile de mită asociate activităților organizației. În organizațiile multisite, oferta trebuie să precizeze dacă toate locațiile sunt incluse, dacă se aplică eșantionarea și ce condiții trebuie îndeplinite pentru aceasta.

Înainte de acceptarea ofertei, merită verificat dacă domeniul propus corespunde obiectivelor reale: solicitări ale clienților, contracte, calificarea furnizorilor, activități reglementate sau participare la proceduri de achiziție. O formulare exactă previne corecții ulterioare și face certificatul mai ușor de înțeles pentru parteneri.

Competența, imparțialitatea și confidențialitatea

Auditorii trebuie să aibă competență pentru standardul evaluat și pentru sectorul de activitate al organizației. În producție, construcții, energie, sănătate, transport, logistică sau IT, procesele și riscurile sunt diferite. O evaluare relevantă presupune ca echipa de audit să poată înțelege activitatea fără a substitui managementul organizației în luarea deciziilor.

Aici este necesară și delimitarea dintre certificare și consultanță. Organismul de certificare evaluează conformitatea sistemului de management și menține imparțialitatea pe parcursul procesului. El nu implementează sistemul în numele clientului și nu efectuează audit intern pentru organizațiile pe care le certifică. Această separare protejează independența deciziei de certificare.

Confidențialitatea este la fel de importantă, în special când auditul implică informații comerciale, date despre contracte, proceduri de securitate, incidente, evaluări de risc sau documente financiare. Oferta și documentele contractuale trebuie să indice clar responsabilitățile ambelor părți și modul în care sunt gestionate informațiile primite în timpul procesului.

Cum comparați costurile fără să sacrificați relevanța

Prețul trebuie analizat împreună cu serviciile incluse. Cereți clarificări atunci când oferta nu distinge între auditul inițial, auditurile de supraveghere și recertificare sau când nu precizează cheltuielile asociate deplasărilor. Este rezonabil să întrebați ce se întâmplă dacă organizația deschide o locație nouă, își modifică domeniul de activitate sau solicită extinderea certificatului.

O ofertă transparentă nu promite certificarea. Ea explică pașii, condițiile, durata estimată, regulile de utilizare a certificatului și a mărcii de certificare, precum și drepturile organizației privind contestațiile și reclamațiile. Aceste informații arată maturitatea procesului și ajută managementul să aloce resursele necesare.

Alegerea potrivită nu este neapărat oferta cu cel mai mic total, ci cea care descrie corect evaluarea necesară pentru organizația dumneavoastră. Cereți ofertă pe baza unor date complete despre activități, locații, angajați și standardele urmărite, astfel încât dialogul cu managerul de certificare să înceapă de la realitatea operațională, nu de la presupuneri.