Transfer certificare: pașii care protejează continuitatea

Un transfer certificare devine necesar, de regulă, atunci când o organizație dorește să schimbe organismul care îi certifică sistemul de management, fără să întrerupă valabilitatea certificatului existent. Decizia poate fi determinată de nevoia unei comunicări mai bune, de disponibilitatea auditorilor cu experiență în sectorul respectiv, de extinderea activității sau de apropierea unui audit de supraveghere. Transferul nu este însă o simplă schimbare administrativă. Noul organism trebuie să poată demonstra, pe baza unor informații verificabile, că preluarea certificatului respectă cerințele aplicabile certificării acreditate.

Pentru manageri, miza este continuitatea: menținerea încrederii clienților și partenerilor, susținerea participării la proceduri de achiziție atunci când certificarea este solicitată și evitarea unei perioade în care certificatul nu mai este valabil. Pentru organismul de certificare, miza este imparțialitatea și fundamentarea corectă a deciziei de certificare.

Ce înseamnă, concret, transferul certificării

Transferul certificării este procesul prin care un organism de certificare acceptă să preia certificarea unui sistem de management emis anterior de un alt organism. Acesta poate privi, de exemplu, sistemele de management al calității ISO 9001, de mediu ISO 14001, de sănătate și securitate în muncă ISO 45001 sau de management anti-mită ISO 37001.

Certificatul nu se „mută” automat de la un emitent la altul. Noul organism efectuează o analiză înainte de acceptare, denumită frecvent analiză înainte de transfer. Scopul ei este să confirme că certificarea existentă este eligibilă pentru transfer, că domeniul certificatului reflectă activitatea reală a organizației și că nu există situații care ar împiedica preluarea.

După acceptare, noul organism emite propriul certificat. Ciclul de certificare existent este, în mod obișnuit, păstrat atunci când condițiile aplicabile sunt îndeplinite. Aceasta înseamnă că data recertificării nu este aleasă arbitrar doar pentru că s-a schimbat organismul de certificare.

Când este posibil un transfer certificare

Posibilitatea transferului depinde de statutul certificatului și de informațiile disponibile pentru verificare. Un certificat valid, emis pentru un standard și un domeniu clar definite, oferă de regulă o bază mai bună pentru analiză decât un certificat expirat sau suspendat.

Organizația trebuie să comunice din timp intenția de transfer, mai ales dacă se apropie auditul anual de supraveghere sau recertificarea. Dacă auditul nu este realizat la termen, certificarea poate fi afectată. De aceea, transferul trebuie planificat astfel încât analiza documentelor, evaluarea riscurilor și programarea auditului următor să poată fi făcute fără presiune inutilă.

Există și cazuri care necesită o evaluare mai atentă. De exemplu, organizația poate fi în proces de suspendare, poate avea neconformități majore neînchise, poate fi modificat semnificativ domeniul certificatului sau pot exista schimbări ample în structura sa, locații, procese ori număr de angajați. În asemenea situații, acceptarea transferului nu poate fi presupusă. Este posibil să fie necesar un audit suplimentar sau o certificare inițială, în funcție de constatări.

Documentele care susțin analiza înainte de transfer

O solicitare bine pregătită permite o evaluare mai rapidă și mai clară. Organizația va pune, de regulă, la dispoziție certificatul actual, domeniul certificat, raportul celui mai recent audit de supraveghere sau de recertificare și informații despre neconformități, observații și acțiunile corective asociate.

Sunt relevante și datele privind ciclul de certificare, data expirării certificatului, programul de audit rămas, sediile sau punctele de lucru incluse, activitățile externalizate cu impact asupra sistemului de management și modificările apărute de la ultimul audit. Pentru o organizație multisite, structura centrală, funcțiile comune și modul de control al locațiilor trebuie înțelese corect înainte de stabilirea duratei de audit.

Confidențialitatea acestor informații este esențială. Documentele sunt folosite pentru evaluarea certificării și pentru planificarea procesului, nu pentru a oferi consultanță privind proiectarea sau implementarea sistemului de management. Această delimitare protejează independența organismului de certificare și credibilitatea auditului ulterior.

Ce verifică noul organism de certificare

Analiza nu se rezumă la verificarea existenței unui certificat. Noul organism urmărește dacă standardul și domeniul certificării sunt potrivite, dacă certificatul este în perioada sa de valabilitate și dacă activitățile organizației au fost evaluate corespunzător. De asemenea, sunt analizate rezultatele auditurilor anterioare și modul în care au fost tratate neconformitățile.

Se verifică și competența necesară pentru domeniul de activitate al solicitantului. Cerințele unei companii din construcții, energie, transport, producție sau IT nu sunt identice, chiar dacă standardul de referință este același. Auditorii trebuie selectați în funcție de standard, codul de activitate, procese, riscuri și complexitatea organizației.

Un aspect distinct este statutul acreditării. Acreditarea nu este același lucru cu certificarea: certificarea este documentul emis organizației pentru sistemul său de management, iar acreditarea reprezintă recunoașterea competenței organismului care certifică. În România, acreditarea RENAR pentru domeniul relevant oferă un reper verificabil privind competența organismului de certificare. În cadrul european stabilit de Regulamentul (CE) nr. 765/2008, statutul organismului și domeniul acreditării trebuie analizate obiectiv, nu presupuse pe baza unei simple mențiuni comerciale.

Transferul nu elimină auditul de supraveghere

O confuzie frecventă este aceea că transferul ar înlocui obligațiile de supraveghere. În realitate, organizația rămâne responsabilă pentru menținerea și funcționarea eficace a sistemului de management. Auditul de supraveghere se efectuează conform programului aplicabil, iar auditorii evaluează modul în care sistemul este utilizat în practică, nu doar existența procedurilor.

Pentru ISO 9001, evaluarea poate include controlul proceselor, satisfacția clienților, tratarea reclamațiilor și îmbunătățirea continuă. Pentru ISO 14001, accentul poate cădea pe aspectele de mediu, obligațiile de conformare și controlul operațional. În ISO 45001, riscurile pentru sănătatea și securitatea lucrătorilor, participarea lucrătorilor și investigarea incidentelor sunt teme relevante. În cazul ISO 37001, auditul urmărește funcționarea măsurilor de prevenire, detectare și tratare a riscurilor de mită.

Transferul nu reprezintă o confirmare anticipată a rezultatului auditului. Deciziile de certificare sunt luate independent, pe baza informațiilor și concluziilor rezultate din procesul de evaluare.

Cum își poate pregăti organizația transferul

Primul pas util este inventarierea informațiilor actuale: certificat, domeniu, rapoarte de audit, neconformități, acțiuni corective și datele-cheie ale ciclului de certificare. Apoi, organizația ar trebui să verifice dacă între timp au apărut schimbări care trebuie declarate: noi locații, extinderi ale serviciilor, modificări de structură, achiziții, reduceri de activitate sau procese externalizate.

Este recomandabil ca responsabilul de sistem de management să implice din timp conducerea și persoanele responsabile de calitate, mediu, SSM, conformitate ori securitatea informației, după caz. Transferul reușește mai ușor când informațiile sunt coerente, iar organizația poate explica simplu ce s-a schimbat de la ultimul audit și cum controlează aceste schimbări.

La solicitarea unei oferte, datele despre standardele dorite, domeniul activității, numărul de angajați, locații și data următorului audit permit configurarea unei propuneri adecvate. Durata și costul nu se stabilesc responsabil doar după numele standardului. Ele depind de dimensiunea organizației, nivelul de risc, numărul de amplasamente, complexitatea proceselor și integrarea sistemelor de management.

Continuitate cu rigoare, nu doar cu documente

Un transfer bine administrat reduce riscul de discontinuitate și oferă organizației o relație de lucru clară cu noul organism de certificare. În același timp, menține exigența necesară unei certificări credibile: analiză documentată, auditori competenți, decizie independentă și comunicare transparentă.

UNICERT poate analiza solicitările de transfer pentru domeniile sale de certificare, cu respectarea cerințelor de imparțialitate, confidențialitate și a domeniilor acreditate RENAR. Pentru organizație, cel mai bun moment pentru a cere detalii este înainte ca termenul următorului audit să devină critic. O decizie luată din timp lasă loc pentru verificări corecte și pentru continuitatea certificării care susține, zi de zi, încrederea partenerilor.