ISO 45001 și gestionarea riscurilor SSM

Un accident de muncă nu începe, de regulă, în momentul producerii lui. Începe mai devreme, printr-un risc neidentificat, o instrucțiune neclară, o schimbare de proces tratată superficial sau lipsa consultării lucrătorilor. ISO 45001 oferă organizațiilor un cadru structurat pentru a controla aceste situații și pentru a demonstra că sănătatea și securitatea ocupațională sunt gestionate sistematic, nu doar reactiv.

Standardul este relevant atât pentru companiile cu activități cu risc ridicat, precum construcțiile, producția, energia sau transportul, cât și pentru organizațiile din servicii, IT, sănătate ori administrație. Riscurile diferă, însă obligația de a asigura condiții de muncă sigure și sănătoase rămâne aceeași.

Ce este ISO 45001 și ce urmărește

ISO 45001 este standardul internațional pentru sistemele de management al sănătății și securității ocupaționale. El stabilește cerințe pentru identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor, respectarea obligațiilor legale aplicabile, controlul operațional și îmbunătățirea continuă a performanței SSM.

Standardul nu înlocuiește legislația privind securitatea și sănătatea în muncă și nici evaluarea de risc realizată în conformitate cu cerințele legale. În schimb, ajută organizația să integreze aceste obligații într-un sistem de management coerent, urmărit de conducere și aplicat în activitatea de zi cu zi.

O organizație certificată nu este declarată lipsită de riscuri și certificatul nu reprezintă o garanție că nu se pot produce incidente. Valoarea sistemului constă în capacitatea organizației de a anticipa pericolele, de a stabili controale adecvate, de a analiza neconformitățile și de a preveni repetarea lor.

De ce contează ISO 45001 în activitatea curentă

În multe companii, documentele SSM există, iar instruirile sunt efectuate la termenele stabilite. Dificultatea apare atunci când aceste activități nu sunt legate de deciziile operaționale: achiziția unui echipament nou, utilizarea unui subcontractant, deschiderea unei locații, modificarea fluxului de producție sau creșterea ritmului de lucru.

ISO 45001 cere ca riscurile SSM să fie luate în calcul înainte ca schimbarea să producă efecte. De exemplu, o firmă de construcții trebuie să controleze nu doar riscurile propriilor angajați, ci și interacțiunile dintre echipe, subcontractanți, utilaje și condițiile din șantier. În logistică, prioritare pot fi circulația internă, manipularea mărfurilor, oboseala conducătorilor auto sau încărcarea vehiculelor. Într-un birou, pot deveni relevante ergonomia, stresul ocupațional, munca hibridă și situațiile de urgență.

Beneficiile depind de nivelul real de implementare. O organizație care păstrează sistemul doar pentru a răspunde unei cerințe contractuale poate obține o disciplină documentară mai bună, dar va avea rezultate limitate în teren. În schimb, atunci când conducerea urmărește indicatorii, consultă lucrătorii și alocă resurse pentru măsurile stabilite, sistemul poate susține reducerea expunerii la riscuri și o mai bună continuitate a activității.

Cerințele ISO 45001, traduse în decizii concrete

Standardul pornește de la contextul organizației. Aceasta trebuie să înțeleagă ce activități desfășoară, unde lucrează oamenii, ce părți interesate sunt relevante și ce cerințe legale sau contractuale trebuie respectate. Pentru o companie cu mai multe puncte de lucru, sistemul trebuie să trateze particularitățile fiecărei locații, nu doar să aplice o procedură generală la nivel central.

Rolul conducerii este esențial. ISO 45001 solicită implicare reală din partea managementului de vârf, inclusiv prin stabilirea politicii, definirea responsabilităților, asigurarea resurselor și promovarea consultării și participării lucrătorilor. Responsabilitatea pentru SSM nu poate fi transferată integral către un responsabil desemnat, indiferent de competența acestuia.

Identificarea pericolelor trebuie să acopere activitățile obișnuite și situațiile neobișnuite: intervenții de mentenanță, lucrul în condiții meteo dificile, accesul în spații cu regim special, activități ale personalului temporar sau ale contractanților. Evaluarea nu se rezumă la riscurile fizice. Poate include factori organizaționali, ergonomici, psihosociali și situații care afectează lucrătorii aflați sub controlul organizației.

Controalele stabilite trebuie să fie proporționale cu riscul. Uneori este necesară eliminarea pericolului sau înlocuirea unui proces. În alte situații, controalele tehnice, regulile de lucru, supravegherea și echipamentul individual de protecție trebuie combinate. Echipamentul individual este necesar în multe activități, dar nu ar trebui tratat ca singura măsură de control atunci când pot fi aplicate soluții mai eficiente la sursă.

Cum se pregătește o organizație pentru certificare

Pregătirea pentru certificare începe printr-o analiză realistă a modului în care este gestionată SSM în organizație. Nu există un set universal de documente care să funcționeze identic pentru toate domeniile. Complexitatea sistemului trebuie să reflecte numărul de angajați, activitățile, locațiile, riscurile și nivelul de control asupra proceselor externalizate.

În practică, organizația are nevoie de politici și obiective relevante, de responsabilități clare, de evaluări ale riscurilor actualizate, de proceduri operaționale unde acestea sunt necesare și de dovezi că măsurile sunt aplicate. Sunt relevante și procesele de instruire, comunicare, raportare a incidentelor, investigare, pregătire pentru urgențe, monitorizare și audit intern.

Un punct frecvent verificat este gestionarea neconformităților. Dacă apare un incident, o situație periculoasă sau o abatere de la reguli, organizația trebuie să analizeze cauza, să stabilească acțiuni corective și să verifice eficacitatea acestora. Simplul fapt că o problemă a fost consemnată nu demonstrează că riscul a fost controlat.

Înaintea auditului de certificare, este util ca managementul să verifice dacă sistemul funcționează efectiv în toate zonele incluse în domeniul solicitat. O procedură corect redactată nu este suficientă dacă angajații nu o cunosc, dacă înregistrările sunt incomplete sau dacă practica din locații diferă semnificativ de regulile declarate.

Auditul ISO 45001 și decizia de certificare

Procesul de certificare presupune o evaluare independentă a conformității sistemului de management cu cerințele standardului. De regulă, auditul inițial include Stage 1, orientat spre analiza pregătirii organizației și a elementelor esențiale ale sistemului, urmat de Stage 2, în care auditorii verifică implementarea și eficacitatea sistemului prin discuții, observarea activităților și examinarea informațiilor documentate.

Auditorii nu implementează sistemul în numele organizației și nu decid ce soluții operaționale trebuie adoptate. Această separare este necesară pentru păstrarea imparțialității. Organizația rămâne responsabilă pentru proiectarea, aplicarea și menținerea propriului sistem de management.

În cazul unei certificări acreditate, organismul de certificare efectuează activitatea în cadrul acreditării aplicabile, cu respectarea regulilor de competență, imparțialitate și confidențialitate. Acreditarea și certificarea sunt noțiuni diferite: acreditarea confirmă competența organismului de certificare pentru anumite activități, iar certificarea confirmă, în urma auditului, conformitatea sistemului unei organizații cu standardul aplicabil.

UNICERT desfășoară certificarea sistemelor de management ISO 45001 sub acreditare RENAR, printr-un proces adaptat dimensiunii, domeniului, locațiilor și riscurilor organizației. Decizia de certificare este independentă de echipa de audit, iar certificatul este menținut prin audituri periodice de supraveghere și, la expirarea ciclului, prin recertificare.

Ce urmăresc auditurile de supraveghere

Certificarea nu este finalul procesului. Auditurile de supraveghere verifică, pe durata ciclului de certificare, dacă sistemul rămâne implementat și eficace. Ele pot examina schimbări în activitate, incidente, rezultate ale auditurilor interne, respectarea obligațiilor aplicabile, reclamații, acțiuni corective și progresul obiectivelor SSM.

Pentru organizațiile multisite, planificarea auditului ține cont de particularitățile și riscurile locațiilor. Pentru activități sezoniere sau proiecte temporare, momentul auditului poate fi relevant pentru a permite observarea activităților reprezentative. Transparența privind schimbările importante ajută la stabilirea unui program de audit adecvat.

Un sistem ISO 45001 matur nu se măsoară prin numărul de formulare completate, ci prin calitatea deciziilor luate înainte ca oamenii să fie expuși unui pericol. Menținerea acestei discipline, inclusiv atunci când termenele sunt strânse sau operațiunile se schimbă, este una dintre cele mai utile investiții în continuitatea și credibilitatea organizației.